Per aquelles casualitats que té la vida, la setmana passada vaig haver de fer dues xerrades en públic amb escenaris ben diferents però amb circumstàncies comunes: hi havia un aforament d’unes 100 persones, podia disposar d’un projector i parlava sobre temes relacionats amb projectes propis i que coneixia molt bé.

Tot i que les dues xerrades tenien molts punts en comú, el resultat d’una i de l’altra van ser com el dia i la nit. En una vaig fer un ridícul espantós i en l’altra, sense falsa modèstia, vaig fer-ho molt bé. Així doncs, amb el record fresc de les coses que vaig fer bé i les que vaig fer malament, us dono 3 recomanacions molt senzilles per a tenir en compte a l’hora de fer una presentació, xerrada o discurs en públic amb un powerpoint (o format semblant) com a suport multimèdia:

1. Preparar la presentació: Pot resultat una obvietat, però tot i conèixer molt d’un tema, o estar molt segur del que es vol parlar cal preparar un guió. No cal apuntar paraula per paraula tot el que es vol dir, però sí tenir per escrit els conceptes bàsics que es volen transmetre, l’ordre de l’exposició i l’encadenament de les idees. De fet, si disposes de temps per a preparar-te la xerrada, sí que val la pena fer la redacció completa. Encara que siguis un mestre de la improvisació, quan estiguis davant d’un grup nombrós de gent que t’escolti, segurament et posaràs nerviós. Cal evitar la repetició de ‘hmmm’, titubejos, paraules com ‘cosa’, ‘això’, ‘allò’ i d’altres falques per l’estil. Per a assegurar la jugada t’aconsello tirar de memòria i recordar el que has escrit prèviament.
2. Defineix quin són els objectius i l’estructura de la teva presentació des de l’inici. Encara que el moderador de la taula o de l’acte faci una breu introducció del que vas a parlar, cal que tu ho facis explícit des del començament. D’aquesta manera gestiones les expectatives del públic. Recorda que qualsevol exposició ha de tenir allò que ens van ensenyar de petits: Una introducció, un cos i un final. I no s’hi val arribar a la última pàgina de la presentació i dir… ‘i em sembla que ja està’, cal el·laborar una conclusió.
3. El powerpoint ha de ser un complement a la teva explicació, pero no tota l’explicació. Hem d’evitar pàgines de powerpoint amb lletra molt petita i farcides d’informació. Es considera que cada plana del powerpoint hauria de servir per a introduir un sol concepte. Si tot el que diem està en el powerpoint, la gent no ens escoltarà sinó que llegirà directament de la pantalla. Una regla pràctica és utilizar les mínimes paraules per pàgina, amb cos de lletra superior a 30 i si és possible substituir qualsevol concepte escrit per imatges (sempre que no siguin els WordArts que venen per defecte amb el programa!)

I per acabar, us recomano la lectura dels següents articles al respecte, de dos ‘gurús’ de la comunicació i el marketing:

‘The 10/20/30 Rule of PowerPoint‘ de Guy Kawasaki.

‘Really Bad Powerpoint‘ de Seth Godin.